Attività di Ufficio Stampa 3.0 nella nuova era digitale4 min read

Le attività di ufficio stampa sono fondamentali per gestire i flussi di informazione tra la tua azienda e il mondo esterno, nel nostro precedente articolo vi abbiamo presentato una panoramica generale degli strumenti e caratteristiche di un buon ufficio stampa. Vediamo ora nello specifico le attività fondamentali che si trova a svolgere un addetto stampa.

Ufficio Stampa 3.0:creazione di una mailing list

La mailing list è il tesoro dell’addetto stampa: è l’elenco di tutti i contatti dei giornalisti e delle varie testate. Generalmente è organizzata in una tabella di Excel in cui vengono riportati nome e cognome dei giornalisti, testata per cui lavorano, indirizzo e-mail, recapiti telefonici ecc. L’ideale sarebbe suddividere in pagine diverse le testate nazionali e quelle locali e nel caso fosse necessario, classificarle per settore. È utile aggiungere delle note per ogni giornalista chiamato, ad esempio per sapere se verrà o meno alla conferenza stampa, oppure per ricordarci che non risponde da 10 giorni…in modo da tenere sotto controllo la situazione in sede di recall.

Ufficio Stampa 3.0: il comunicato stampa

Lo scopo del comunicato stampa è quello di promuovere un’azienda, un brand o un evento; deve essere costruito su una notizia e strutturato in base al target specifico a cui lo si invia. È fondamentale ricordare che il giornalista non ha il tempo di leggere tutto il comunicato, le informazioni principali devono quindi essere concentrate nelle prime righe. Il comunicato stampa si compone di 6 parti:

1. Titolo: la notizia, è meglio se contiene le parole chiave in modo da facilitare il posizionamento sui motori di ricerca.
2. Occhiello: è la frase che accompagna il titolo e lo approfondisce, consente al giornalista di individuare la notizia prima ancora di proseguire nella lettura del comunicato. Considerando l’eventuale utilizzo per il web è bene che anche qui siano contenute le parole chiave.
3. Contenuto: la notizia deve essere concentrata nelle prime righe del comunicato strutturandolo poi in paragrafi. Il comunicato deve essere il più possibile breve e chiaro strutturando le informazioni principali seguendo la regola delle 5W: chi (il soggetto della notizia) – cosa (ciò che vogliamo comunicare) – quando – dove – perché.
4. Dichiarazione: le citazioni di Amministratori Delegati o VIP non hanno una posizione precisa all’interno del comunicato, se la notizia è proprio la dichiarazione è il caso di iniziare con questa il comunicato stampa. In caso contrario è consigliamo di soddisfare prima i criteri delle 5W e di inserire in un ulteriore paragrafo la dichiarazione.
5. Partner e sponsor: verso la fine del comunicato è indispensabile nominare gli eventuali sponsor dell’evento.
6. Conclusione: concludere inserendo informazioni pratiche come ad esempio le modalità di iscrizione all’evento, scadenze, costi, ecc.

Ufficio Stampa 3.0: consigli per l’invio del comunicato

L’oggetto della email è importante quanto il titolo del comunicato, è ciò che farà la differenza tra una email cestinata ed una letta. Mai scrivere un oggetto troppo generico come “comunicato stampa” o “informazioni”, andrebbe a finire nel cestino o nello spam. Meglio inserire il comunicato stampa anche nel corpo dell’email oltre che in allegato, facendo in modo che la notizia salti all’occhio il prima possibile; il giornalista non vuole perdere tempo a cercare di capire cosa sta leggendo. Se ci sono documenti e foto da allegare, è importante che l’email non superi i 3 mega di peso in quanto tanti server dei giornali hanno quel limite impostato, oltre il quale l’invio si auto invalida. Inserire una firma digitale è utile e segno di professionalità. Eccone un esempio: Claudia Maridati Addetto Ufficio Stampa Forlani Studio Viale Ortigara 32a, 24047 Treviglio (BG) email: press@forlanistudio.it Tel. 0363 47211

Ufficio Stampa 3.0: il recall telefonico

Il recall è la chiamata con lo scopo di verificare che il giornalista abbia ricevuto l’email, che parli di noi sulla testata o accetti o meno l’invito ricevuto. Ma quando effettuare la chiamata? è bene dare il tempo al destinatario di leggere la comunicazione e di rispondere, se lo ritiene opportuno, l’ideale sarebbe verso sera (evitare gli orari in cui vengono fatte le riunioni di redazione mattutine e pomeridiane).

Ufficio Stampa 3.0: la rassegna stampa

Documento che raccoglie gli articoli e servizi usciti sui media a proposito del nostro cliente. I pezzi raccolti vanno classificati in base alla periodicità delle testate o in ordine cronologico; la rassegna stampa deve contenere le informazioni essenziali. Ogni pagina della rassegna deve essere numerata e contenere un singolo articolo, il titolo dell’articolo e il testo con le foto. Fare la rassegna stampa avendo a disposizione Internet può semplificare il lavoro e far risparmiare tempo, uno strumento gratuito che ti può venire incontro è Google Alerts: un servizio di ricerca che ti avvisa e invia direttamente in email i link in caso di pubblicazione di contenuti di testo, foto e video sui siti web, blog e social networks che contengano i termini di ricerca da te impostati.