Le attività di ufficio stampa sono fondamentali per gestire i flussi di informazione tra la tua azienda e il mondo esterno, nel nostro precedente articolo vi abbiamo presentato una panoramica generale degli strumenti e caratteristiche di un buon ufficio stampa. Vediamo ora nello specifico le attività fondamentali che si trova a svolgere un addetto stampa.
Ufficio Stampa 3.0:creazione di una mailing list
La mailing list è il tesoro dell’addetto stampa: è l’elenco di tutti i contatti dei giornalisti e delle varie testate. Generalmente è organizzata in una tabella di Excel in cui vengono riportati nome e cognome dei giornalisti, testata per cui lavorano, indirizzo e-mail, recapiti telefonici ecc. L’ideale sarebbe suddividere in pagine diverse le testate nazionali e quelle locali e nel caso fosse necessario, classificarle per settore. È utile aggiungere delle note per ogni giornalista chiamato, ad esempio per sapere se verrà o meno alla conferenza stampa, oppure per ricordarci che non risponde da 10 giorni…in modo da tenere sotto controllo la situazione in sede di recall.Ufficio Stampa 3.0: il comunicato stampa
Lo scopo del comunicato stampa è quello di promuovere un’azienda, un brand o un evento; deve essere costruito su una notizia e strutturato in base al target specifico a cui lo si invia. È fondamentale ricordare che il giornalista non ha il tempo di leggere tutto il comunicato, le informazioni principali devono quindi essere concentrate nelle prime righe. Il comunicato stampa si compone di 6 parti:- Titolo: la notizia, è meglio se contiene le parole chiave in modo da facilitare il posizionamento sui motori di ricerca.
- Occhiello: è la frase che accompagna il titolo e lo approfondisce, consente al giornalista di individuare la notizia prima ancora di proseguire nella lettura del comunicato. Considerando l’eventuale utilizzo per il web è bene che anche qui siano contenute le parole chiave.
- Contenuto: la notizia deve essere concentrata nelle prime righe del comunicato strutturandolo poi in paragrafi. Il comunicato deve essere il più possibile breve e chiaro strutturando le informazioni principali seguendo la regola delle 5W: chi (il soggetto della notizia) – cosa (ciò che vogliamo comunicare) – quando – dove – perché.
- Dichiarazione: le citazioni di Amministratori Delegati o VIP non hanno una posizione precisa all’interno del comunicato, se la notizia è proprio la dichiarazione è il caso di iniziare con questa il comunicato stampa. In caso contrario è consigliamo di soddisfare prima i criteri delle 5W e di inserire in un ulteriore paragrafo la dichiarazione.
- Partner e sponsor: verso la fine del comunicato è indispensabile nominare gli eventuali sponsor dell’evento.
- Conclusione: concludere inserendo informazioni pratiche come ad esempio le modalità di iscrizione all’evento, scadenze, costi, ecc.