L’Ufficio Stampa è utile per gestire i flussi di informazione tra l’azienda e il mondo esterno.
Cosa è l’ufficio Stampa? A cosa serve?
Si occupa della diffusione delle notizie all’interno e all’esterno della società, veicolando informazioni per raggiungere gruppi di consumatori/spettatori attraverso i media.
Le aziende più strutturate hanno creato internamente un ufficio stampa, altre invece, la maggior parte, si affidano a specialisti della comunicazione esterni che si occupano dell’immagine aziendale e scelgono con attenzione il messaggio da veicolare al pubblico.
Basilare è il continuo contatto con i media per promuovere le attività aziendali.
L’ufficio stampa può essere molto utile anche per procurare interviste.
Innanzitutto si occupa di progettare il piano comunicazione, redigere i comunicati, organizzare le conferenze stampa, aggiornare il blog e il sito aziendale, occuparsi della rassegna stampa e mantenere i contatti con i media e i clienti.
Quali sono gli strumenti adatti per fare ufficio stampa?
Gli strumenti di cui ha bisogno l’addetto all’ ufficio stampa sono:
- la stesura di un comunicato stampa
- una mailing list ad hoc per il singolo cliente alla quale inviare il materiale
- il recall telefonico per assicurarsi che il giornalista abbia ricevuto la notizia e per capire se segnalerà la news.
- verificare la visibilità e successivamente archiviare il materiale prodotto in una rassegna stampa.
Tra i compiti dell’ ufficio stampa ci sono anche l’organizzazione di eventi/conferenze, la gestione degli accrediti e degli invii, le relazioni con i clienti e con i giornalisti.
Qualità per un buon ufficio stampa
L’addetto all’ ufficio stampa non deve essere per forza un giornalista, ma deve avere alcuni requisiti che sono tipici del giornalismo:
- curiosità: cercare sempre situazioni, spunti che possano migliorare il lavoro
- rigore investigativo: documentarsi sull’argomento con perizia nella selezione delle fonti
- flessibilità mentale: serve per capire come e quando cambiare rotta e come tarare la comunicazione
- capacità di comunicare: scrivere e di parlare. Importante è anche l’arte oratoria per parlare con giornalisti o intervenire a conferenze. In una situazione di surplus di informazioni, bisogna riuscire ad attrarre sia con la scrittura che con le parole. Vincono sempre la sintesi, la chiarezza e la semplicità.
- capacità di frugare fra le notizie che riguardano il settore di cui ci si occupa e attingere da spunti esterni per riponderarli sulla singola realtà.
- disciplina organizzativa: multitasking per poter lavorare contemporaneamente su più fronti.
- abilità nel coinvolgere le persone, accattivandosele: essere sempre accoglienti e disponibili coltivando la capacità di persuasione.
- atteggiamento propositivo, mai passivo, e creatività. Dato che questa figura rappresenta l’azienda, ha un’atteggiamento propositivo, mai passivo. Sempre attivo a proporre idee e promuoverle e cerca sempre sistemi per differenziarsi
- velocità: lavorare sulla velocità senza diventare approssimativi.
- resistenza allo stress: ritmi concitati e risposte in prima linea rendono il tutto molto stressante.Ogni giorno ci sono nuove sfide da gestire. E’ importante trovare la giusta calma senza lasciarsi travolgere dalle situazioni.
La trasformazione dell’addetto stampa
I primi uffici stampa della storia avevano a che fare con l’organizzazione dei partiti politici (come durante il fascismo, quando esisteva l’ ufficio stampa del partito fascista), poi, in America, nei primi del Novecento, iniziarono a essere usati i giornalisti come coloro che avrebbero potuto influire sul pubblico nella diffusione di notizie e quindi furono arruolati per raccontare la storia di un’azienda privata.
Oggi i canali di comunicazione si sono trasformati, i media tradizionali non bastano più per far passare in modo incisivo i messaggi. La parte dominante per diffondere valori sulla reputazione aziendale la fanno tutti quegli organi d’informazione digitale che possono produrre un effetto positivo. La realtà percepita è quella che si capta dai social media, dove spesso è l’individuo che espone la sua opinione. Le aziende accorgendosi di questi cambiamenti sociologici si stanno adattando presidiando quegli ambienti dove l’opinione si crea ed entrando in contatto diretto con il loro pubblico di riferimento.
La multimedialità ha insegnato agli addetti stampa un nuovo modo di comunicare dove le regole di base sono sempre le stesse (controllo delle fonti, scrittura chiara e diretta, onestà) ma la parola non è più così importante e soprattutto le informazioni sono a doppio flusso perché interagiscono con il lettore. Le abilità dell’ ufficio stampa si sono aggiornate.
Ormai l’ ufficio stampa sfrutta il web per mandare i messaggi a destinazione. Si appoggia al blog aziendale e ai principali social network.
Ed è qui che entriamo in gioco noi, ovviamente se la vostra azienda ne ha bisogno. Perciò, perché non fare quattro chiacchiere in merito e discuterne? Ecco i nostri servizi di Ufficio Stampa.
