smart working strumenti

Smart Working: strumenti gratis per gestire il lavoro da casa4 min read

L’argomento del momento è lo smart working: in poche ore siamo tutti stati costretti ad organizzare il nostro lavoro da casa.

Lo smart working ha avuto un’impennata durante l’epidemia Coronavirus, ma per fortuna gli strumenti per gestire il lavoro da remoto esistevano già e in poco tempo tutti siamo tornati operativi al 100% e i nostri servizi sono rimasti garantiti.

Se invece sei un’imprenditore e non sei ancora riuscito ad organizzare il tuo team di lavoro, ti consigliamo questi strumenti, molti dei quali gratis, che ti torneranno utili in questo periodo.

E chissà mai che, dopo un’inizio un po’ caotico, questa modalità di lavoro inizierà a piacerti e deciderai di integrarla per sempre nel tuo operandi.

Molte aziende infatti usano il lavoro in remoto già da tempo. Ciò gli permette un notevole risparmio in termini economici, nonché un vantaggio in benessere nello stile di vita dei tuoi collaboratori.

Smart Working Coronavirus

Lo smart working è regolato dalla Legge 81 del 22 maggio 2017 ed è definito: “…modalità di esecuzione del rapporto di lavoro subordinato caratterizzato dall’assenza di vincoli orari o spaziali e un’organizzazione per fasi, cicli e obiettivi, stabilita mediante accordo tra dipendente e datore di lavoro; una modalità che aiuta il lavoratore a conciliare i tempi di vita e lavoro e, al contempo, favorire la crescita della sua produttività.”

Ai lavoratori in smart working viene garantita la parità di trattamento – economico e normativo – rispetto ai loro colleghi che eseguono la prestazione con modalità ordinarie. È, quindi, prevista la loro tutela in caso di infortuni e malattie professionali, secondo le modalità illustrate dall’INAIL nella Circolare n. 48/2017.

Nell’ambito delle misure adottate dal Governo per il contenimento e la gestione dell’emergenza epidemiologica da COVID-19 (coronavirus), il Presidente del Consiglio dei ministri ha emanato il 1° marzo 2020 un decreto che interviene sulle modalità di accesso allo smart working con una procedura semplificata per le aziende e applicabile in via automatica ad ogni dipendente anche in assenza degli accordi individuali ivi previsti.

Un cambiamento mentale: smart working vuol dire fiducia e responsabilità

Per lavorare in smart working è basilare la fiducia nelle persone e un radicale cambiamento del mind-set.

Il team di lavoro non potrà più essere valutato in base alle ore lavorate ma alla produttività e ai risultati raggiunti dalle singole persone ma anche dal team.

Sarà il lavoratore stesso ad ottimizzare e velocizzare il lavoro e a ripagare questa fiducia con un forte senso di responsabilità.

Cosa serve per lavorare da remoto?

I tre ingredienti di una configurazione di lavoro remoto di successo sono: il team, gli strumenti e la procedura. Dato che non è possibile controllare le persone, concentratevi sul controllo degli strumenti e delle procedure.

Alla base di tutto serve un pc e una buona connessione internet. Senza questi elementi sarà difficile poter lavorare da casa.

Ti serviranno inoltre altri strumenti per:

  • la gestione  e organizzazione delle attività
  • creare uno spazio di archiviazione condiviso
  • comunicare direttamente con il singolo collaboratore o per fare meeting con tutto il team e/o i clienti

Strumenti di Project Management: Asana o Trello

Esistono molti strumenti per gestire il work flow di lavoro. I più diffusi sono Asana, Trello, Monday e Basecamp.

Asana permette di far lavorare più persone mettendo nero su bianco chi deve fare cosa e le date di consegna. Ogni membro del team sarà in grado di visualizzare l’andamento progressivo del lavoro dei collaboratori e gestire le urgenze in modo autonomo, nonché commentare le conversazioni riguardanti quel lavoro in un unico posto lasciandole a disposizione degli altri.

L’uso è abbastanza intuitivo e si integra facilmente con altri strumenti del mercato come l’ecosistema Google. Asana è gratis nella versione base.

Trello:  è un’ottima alternativa ad Asana e un po’ più semplice da utilizzare.

Permette di organizzare il  lavoro creando bacheche, elenchi e quindi schede per ciascuna attività, quindi spostare le schede nell’elenco mentre avanzate nelle attività.
Anche Trello è uno strumenti gratis nella versione base.

Spazio di archiviazione in cloud: Google Drive

Tra i più diffusi spazi di archiviazione condivisi, ci sono Google Drive, DropBox, OneDrive e Sync.

La nostra preferenza ricade su Google Drive per gestire la l’archiviazione di risorse.

Google Drive è un’ottima soluzione come server condiviso rispetto agli altri prodotti esistenti, sia perché è lo utilizzano in molti e si integra perfettamente con l’ecosistema Google e la G Suite che offre un sacco di tool, sia perché il suo prezzo è concorrenziale.

Il servizio di archiviazione che in molti utilizzano per la propria vita privata può diventare un forte alleato per la gestione del lavoro da remoto. Ma attento, i documenti di lavoro vanno hostati in uno spazio di proprietà dell’azienda, non in uno personale.

Tool per Meeting e Comunicazione Diretta: Skype, WhatsApp e Zoom

Solitamente WhatsApp viene usato per faccende personali, Skype invece è un’ottimo strumento per le chiamate quando si tratta di processi aziendali.

Le videochiamate hanno un impatto migliore rispetto alle chiamate solo voce. Infatti la comunicazione avviene su 3 livelli, verbale, paraverbale e non verbale. In una videochiamata il messaggio diventa più chiaro e la concentrazione migliora.

Un’altro strumenti per le videochiamate è Zoom, che permette in forma gratuita la partecipazione fino a 100 partecipanti alla stessa conversazione per 40 minuti consecutivi. È comodo perché lo si può usare anche senza scaricare app ma semplicemente condividendo un link.

mm
Forlani Studio

In più di trent’anni di “onorato” servizio, molte aziende hanno scelto i servizi di Marketing, Comunicazione e Web targati Forlani Studio. L’esperienza ci ha insegnato che la ricerca di nuove forme di comunicazione non si deve mai fermare: per questo il mix dei servizi professionali che siamo in grado di offrire fa di noi il partner ideale per le medie e piccole aziende che vogliono diventare grandi.